Dane, które są stosowane do określenia liczby zatrudnionych osób i kwot finansowych dotyczą ostatniego zatwierdzonego okresu obrachunkowego oraz obliczane są w skali rocznej. Uwzględnia się je od daty zamknięcia rozliczeń. Kwota wybrana w odniesieniu do obrotów jest obliczana z wyłączeniem podatku od wartości dodanej (VAT) oraz innych podatków pośrednich. Wyrażone w euro wielkości dotyczące rocznych obrotów oraz rocznej sumy bilansowej przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.
W przypadku, gdy z datą zamknięcia rozliczeń, przedsiębiorstwo stwierdza, że w skali rocznej przekroczyło lub spadło poniżej pułapów dotyczących liczby zatrudnionych osób lub pułapów finansowych w stosunku do roku wcześniejszego uzyskanie lub utrata statusu średniego, małego lub mikroprzedsiębiorstwa następuje tylko wówczas, gdy pułapy te zostaną przekroczone przez dwa okresy obrachunkowe z rzędu.
W przypadku nowoutworzonych przedsiębiorstw, których księgi finansowe jeszcze nie zostały zatwierdzone, dane które mają zastosowanie pochodzą z oceny dokonanej w trakcie roku finansowego.
Liczba osób zatrudnionych to liczba osób pracujących w pełnym wymiarze czasu w danym przedsiębiorstwie lub w jego imieniu przez cały okres referencyjny, o którym mowa. Pracę osób, które nie przepracowały pełnego roku, tych, którzy byli zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu, niezależnie od okresu jej trwania oraz prace pracowników sezonowych liczy się jako części ułamkowe zatrudnionych osób. Do personelu zalicza się: pracowników, osoby pracujące na rzecz przedsiębiorstwa jemu podporządkowanego i uznane za pracowników na mocy prawakrajowego, właścicieli – zarządzających, partnerów prowadzących regularną działalność w przedsiębiorstwie oraz korzystających z przywilejów finansowych w przedsiębiorstwie. Stażyści lub studenci uczestniczący w szkoleniu zawodowym na podstawie umowy stażu lub szkolenia zawodowego nie są uwzględniani jako personel. Nie uwzględnia się również czasu trwania urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego.
Do osób zatrudnionych zalicza się:
a) pracowników;
b) osoby pracujące dla przedsiębiorstwa, podlegające mu i uważane za pracowników na mocy prawa krajowego;
c) właścicieli – kierowników;
d) partnerów prowadzących regularną działalność w przedsiębiorstwie i osiągających z niego korzyści finansowe